Was muss ein sozialer Roboter können, um sinnvoll in Verwaltungen eingesetzt werden zu können?
Mit dieser und vielen weiteren Fragen hat sich das RuhrBots-Team am 4. Juni 2024 bei einem Ideenworkshop in den Räumlichkeiten der Vier.Zentrale mit 13 Beschäftigten aus verschiedenen Bereichen der Stadtverwaltung Mülheim ausgetauscht. Das Team wurde vertreten durch Projektkoordinator Dr. Alexander Arntz (HRW) sowie die wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen Martina Braun (HSNR) und Esther Herfurth (HSPV NRW) – auch „Pepper“ durfte natürlich nicht fehlen. Initiiert wurde die Veranstaltung im Rahmen der Zusammenarbeit von RuhrBots und dem Mülheimer verwaltungsinternen Think Tank „Oh so digital“, der von Frau Dr. Hanna Hinrichs geleitet wird. Ziel des Austauschs war es, auf Grundlage der Erfahrungen und Expertise der Beschäftigten allgemeine Einsatzmöglichkeiten von sozialen Robotern in Verwaltungen zu erarbeiten und einen Transfer der bisherigen Projekterkenntnisse aus der Anwendungsdomäne der Bibliotheken zu gewährleisten.
Nach einer herzlichen Begrüßung durch eine Vertreterin der Vier.Zentrale folgte eine thematische Einführung in das Projekt, inklusive einer Live-Vorführung von „Pepper“. Dr. Alexander Arntz präsentierte die Ziele des Projekts und Erkenntnisse aus den bisherigen Forschungsaktivitäten. Darüber hinaus gab das RuhrBots-Team allgemeine Einblicke in die Möglichkeiten und Grenzen sozialer Roboter, wofür beispielsweise auch die von der HSNR entwickelte Roboterpuppe „Ruby“ vorgestellt wurde.
Anschließend ist in Gruppen abwechselnd darüber diskutiert worden, für welche konkreten Aufgaben ein Roboter in Verwaltungen eingesetzt werden könnte und welche Herausforderungen es dabei zu berücksichtigen gilt.
Die Teilnehmenden identifizierten vor allem drei Aufgabenbereiche, in denen soziale Roboter sinnvoll eingesetzt werden und einen entscheidenden Beitrag zur Unterstützung sowie Entlastung der Beschäftigten leisten könnten: Ein erster Bereich ist das Antragsverfahren, wo ein Roboter die Kundinnen und Kunden beim Ausfüllen von Formularen unterstützen, die Vollständigkeit benötigter Dokumente überprüfen und eine „Checkliste“ für noch fehlende Aspekte zur einfacheren Bearbeitung erstellen könnte.
Darüber hinaus wird großes Potenzial darin gesehen, Roboter im Empfangsbereich zur höflichen und wertschätzenden Begrüßung sowie zur Überprüfung des Anliegens (Zugangskontrolle) einzusetzen. Als einen wesentlichen Vorteil erkennen die Teilnehmenden auch die Möglichkeit, durch die vielfältigen Funktionalitäten der Roboter Sprachbarrieren abzubauen und eine bessere Ansprache der Kundinnen und Kunden zu ermöglichen. Große Herausforderungen werden dagegen z. B. in der rechtlichen Auslegung des Robotereinsatzes, der technischen Infrastruktur von Verwaltungsgebäuden und dem Schutz der Roboter vor Vandalismus gesehen.
Ein großer Dank richtet sich an alle Teilnehmenden und an das Team um Frau Dr. Hinrichs, deren Unterstützung und Engagement maßgeblich zum Erfolg der Veranstaltung beigetragen haben! 😊
Autorin: Esther Herfurth